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 为规范管理国有资产,确保仪器设备验收及支付工作顺利开展,经研究,现将仪器设备验收及支付工作流程说明如下:

一、验收
(一)验收对象:
1、采用招标方式采购:物资设备单台(套)价格在5万元以上及批量或同类总值金额在10万元以上。
2、零星采购:物资设备单台(套)价格在5万元以下及批量或同类总值金额在10万元以下的,由使用单位参照招标方式采购的仪器设备进行验收,验收结束后,使用单位填写固定资产验收单,并由使用单位领用人、验收人、负责人等相关人员签字。
(二)招标方式采购仪器设备验收准备
1、到货与接收
(1)仪器设备的供货合同签订后,使用单位必须督促供应商按期供货。
(2)使用单位负责仪器设备的接收与安装配合工作。
(3)内外包装检查:包装是否完好,有无破损、变形、碰撞创伤、雨水浸湿等损坏情况,包装箱上标志、名称、型号是否与采购的品牌相同。
2、开箱检查。
(1)查看设备的铭牌标识。 a)制造厂家; b)产品名称; c)产品型号或标记; d)主要技术参数  e)额定电压(V)、额定频率(HZ)、输入电流(A); f)商品出厂日期和编号; g)商标标注。    
(2)检查包装箱内应随带资料是否齐全。  a)产品合格证; b)产品使用说明书; c)装箱单; d)保修卡;  e)其它有关技术资料 。      
(3)检查仪器设备和附件外表有无破损,必须做好现场记录,发现问题时,应拍照留据。 
(三)数量验收与初检
 1、数量验收应以合同和装箱单为依据,检查主机、附件的分类和数量,并逐件清点核对,清点时必须有人在场。
 2、对于进口免税仪器设备,由外商安装调试的,必须在外商技术人员或供应商人员在场时,共同开箱清点。
3、清点时应仔细核查主机和所附配件的型号、编号与合同、装箱单是否一致。
4、做好数量验收记录,写明箱号、品名、应到和实到数量,以备必要时向厂家索赔。
(四)仪器设备安装调试
 1、供货合同签订后,按照仪器设备对环境要求,使用单位需做好装机前的准备工作。如安装使用场所的水、电、地基等。
2、到货仪器设备安装由使用单位协助供应商完成。
3、设备安装完毕,项目责任人及设备操作人员按合同、仪器设备说明书要求,对仪器设备各项功能及指标进行试验及检查,检查其性能指标是否与说明书相符,是否达到合同的要求,并予记录,准备提供给验收小组。如发现问题应及时反映给供应商解决。
(五)申请验收
设备仪器在正常运行后,使用单位根据测试的结果提出验收,填写《青岛大学仪器设备验收申请表》,加盖公章后交给资产管理处,资产管理处组织验收工作小组进行验收。
(六)招标方式采购仪器设备现场验收 
验收原则上由使用单位和验收工作小组负责把关。验收内容应依据采购合同进行验收。
1、现场验收内容:
(1)仪器设备的验收,要严格按照合同条款进行。
(2)项目使用单位必须按照仪器设备说明书,进行各种参数及其性能指标的测试,是否与说明书相符,是否达到合同的要求。
(3)验收小组验收项目是否按照合同的规定执行。
(4)质量验收时要认真做好记录,若发现质量问题,根据合同规定退货、更换或要求厂家派员检修等
(5)对仪器设备的验收需有第三方提供验收测试报告的应审核其资质。
(七)验收结果及处理
1、验收结束后,验收报告必须由项目使用单位负责人、项目使用人及验收小组成员签字确认,并由使用单位盖章,验收方能生效。
2、验收过程中如发现存在违反合同条款的、不能满足使用单位需要的仪器设备,验收小组将结果定为不合格。由使用单位联系青岛大学招投标管理中心及供货商提出处理方案。
二、支付
(一)仪器设备采购项目支付
根据学校相关文件精神,为规范仪器设备采购支付工作,仪器设备采购项目支付流程如下:
仪器设备验收合格后,仪器设备使用单位(归口管理单位)凭采购合同、验收报告、论证报告等材料按照审计、入库、建档的顺序办理相关手续,于20个工作日内办理完相关手续,手续齐全后相关材料提交财务处办理支付。
(二)政府采购项目支付
根据省财政厅与省教育厅设备采购相关文件精神,为加快政府采购项目支付执行进度,政府采购项目支付流程如下:
1、仪器设备验收合格后,由资产管理处凭采购合同和验收报告到财务办理相关支付手续。
2、仪器设备使用单位(归口管理单位)凭采购合同、验收报告、论证报告等材料按照审计、入库、建档的顺序办理后续手续,于20个工作日内办理完相关手续,手续齐全后相关材料提交财务处。
附件1:青岛大学招标方式采购仪器设备验收申请表
附件2:青岛大学招标方式采购仪器设备验收报告
附件3:青岛大学仪器设备政府采购项目付款通知单(国产设备)
附件4:青岛大学仪器设备政府采购项目付款通知单(进口设备)
 
                                      资产管理处
                                    2014年5月12日

附件1

青岛大学招标方式采购仪器设备验收申请表

 

单位(部门):                招标编号:                包号:                 项目名称:

使用单位

放置地点

经费来源

使用方向

使用单位联系人及

联系电话

仪器设备到校日期

安装完成时间

供货商

供货商联系人及联系电话

外贸公司

申请验收时间

清点情况

设备到货的外包装是否完好

设备数量和附件是否与合同相符

设备如有变更,是否得到批准

随机资料是否完备

机身号码和出厂日期是否与包装相符

安装调试情况

性能指标、参数是否达到要求

使用单位代表签名

供货商

代表签名

使用单位意见

是否同意验收:

 

 

 

 项目负责人:(单位公章)

                            

资产管理处意见

是否同意验收:

 

 

 

确定验收时间:

                                  

注:《青岛大学招标方式采购仪器设备验收申请表》,一式两份。


附件2

青岛大学招标方式采购仪器设备验收报告

使用单位

供应单位

项目名称

合同编号

项目编号

供货日期

交货验收日期

质量保证期

采购方式

技术参数、性能指标情况(由使用单位填写)

安装调试情况

试运行情况

使用单位意见

验收结论:

                

 

 

                  负责人签字:

                  公章:            

供应商

意见

 

                

 负责人签字:           

验收小组意见

按照合同要求验收情况:

               

 

 

 

 

验收小组成员签字:              

注:《青岛大学招标方式采购仪器设备验收报告》一式五份,使用单位和供货商各一份。


附件3

青岛大学仪器设备政府采购项目付款通知单(国产设备)

项目编号:                                                              

项目名称

合同编号

供应厂商

付款依据

开户单位

开户银行

  

付款比例

付款金额

大写:                            

批准人:                                                     经办人:

 

 

 

 

附件4

青岛大学仪器设备政府采购项目付款通知单(进口设备)

项目编号:                                                              

项目名称

合同编号

外贸代理公司

付款依据

开户单位

开户银行

  

供应厂商

付款比例

付款金额

大写:                            

批准人:                                                     经办人:

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